Política de privacidad y protección de la información personal

1. Alcance de esta política

Esta política se aplica a la información personal recopilada por medio de:

• el sitio web tap-links.ca;
• los perfiles digitales Tap-Links;
• los formularios de contacto, inscripción o pedido;
• las compras, suscripciones y renovaciones;
• los enlaces personalizados, códigos QR y productos NFC;
• las comunicaciones por correo electrónico, teléfono o mensajería;
• las solicitudes de soporte o modificación;
• los servicios de producción, personalización y entrega.

Se aplica a los clientes de Tap-Links, a los titulares de perfiles, a los visitantes del sitio y a las personas que transmiten información mediante un formulario.

2. Responsable de la protección de la información personal

Tap-Links es responsable de la información personal que recopila, conserva, utiliza, comunica y retiene.

Las preguntas, solicitudes o quejas sobre la protección de la información personal pueden dirigirse a:

3. Información personal recopilada

La información recopilada varía según los servicios utilizados y la información que la persona elija proporcionar.

3.1 Información destinada a un perfil digital

Para crear y mantener un perfil Tap-Links, el cliente puede proporcionar, entre otros datos:

• su nombre y apellido;
• una fotografía;
• su cargo profesional o profesión;
• el nombre y el logotipo de su empresa;
• sus números de teléfono;
• su dirección de correo electrónico;
• su dirección profesional o territorio de servicio;
• su sitio web;
• sus enlaces a redes sociales;
• una descripción profesional o comercial;
• sus productos, servicios, proyectos, logros o elementos de portafolio;
• archivos, imágenes, videos o documentos;
• cualquier otra información que el cliente desee mostrar en su perfil.

El cliente elige la información que desea hacer pública en su perfil.

Tap-Links no pide al cliente que publique información innecesaria para el objetivo profesional, comercial u organizacional de su perfil.

3.2 Información administrativa y comercial

Para administrar los servicios, pedidos y pagos, Tap-Links puede recopilar:

• el nombre del cliente o de su empresa;
• sus datos de contacto;
• su dirección de facturación o entrega;
• los productos o servicios solicitados;
• el historial de pedidos, pagos, suscripciones y renovaciones;
• el estado de las facturas y transacciones;
• los archivos, logotipos y diseños transmitidos para producción;
• las comunicaciones relacionadas con el servicio, la entrega o el soporte.

Cuando Stripe procesa el pago, Tap-Links no recibe ni conserva el número completo de la tarjeta de pago ni su código de seguridad.

Tap-Links recibe únicamente la información necesaria para confirmar, administrar o conciliar la transacción.

3.3 Información técnica y registros internos

Cuando una persona visita tap-links.ca o consulta un perfil Tap-Links, cierta información técnica puede registrarse automáticamente.

Según la página o la interacción, esta información puede incluir:

• la fecha y la hora de la visita;
• la página o el perfil consultado;
• el enlace, botón o función utilizado;
• la dirección IP;
• el tipo de navegador;
• el tipo de dispositivo;
• el sistema operativo;
• la página o fuente de procedencia;
• determinados parámetros de campaña, incluidos los parámetros UTM;
• la información técnica necesaria para detectar un error, abuso o actividad anormal.

Tap-Links utiliza sus propios registros internos para garantizar el funcionamiento del servicio, medir la utilización general de los perfiles, producir estadísticas internas, diagnosticar errores, prevenir abusos y proteger el sitio.

Tap-Links no vende estos registros ni los utiliza para permitir que terceros envíen publicidad a los visitantes.

3.4 Formularios y comunicaciones

Cuando una persona completa un formulario, envía un correo electrónico, llama o se comunica con Tap-Links por mensajería, Tap-Links recopila la información que esa persona elige proporcionar.

Algunos perfiles digitales pueden incluir un formulario para comunicarse con el titular del perfil.

En ese caso, la información introducida se transmite al titular del perfil o a la empresa responsable para que pueda responder al mensaje.

Se recomienda no transmitir información médica, financiera, íntima o especialmente confidencial mediante un formulario general, salvo cuando sea estrictamente necesario.

3.5 Información transmitida por una empresa o responsable de equipo

Una empresa, organización o responsable de equipo puede transmitir a Tap-Links información profesional sobre sus empleados, representantes o colaboradores para crear o gestionar sus perfiles.

La persona u organización que transmite esta información confirma que está autorizada para hacerlo y que ha informado a las personas interesadas de la creación y publicación de sus perfiles.

4. Medios de recopilación

Tap-Links puede recopilar información personal:

• directamente de la persona interesada;
• mediante formularios web;
• durante un pedido, pago o suscripción;
• por correo electrónico, teléfono o mensajería;
• mediante archivos o diseños transmitidos para producción;
• automáticamente mediante los registros técnicos del servidor;
• mediante cookies analíticas, cuando el visitante presta su consentimiento;
• de una empresa o un responsable autorizado que solicita la creación de perfiles para un equipo.

Tap-Links limita la recopilación a la información razonablemente necesaria para los fines indicados en esta política.

5. Utilización de la información personal

Tap-Links utiliza la información personal para:

• crear, publicar y actualizar los perfiles digitales;
• producir los archivos de contacto digitales;
• generar enlaces personalizados y códigos QR;
• programar tarjetas, llaveros y otros productos NFC;
• personalizar, imprimir o grabar productos;
• procesar pedidos, pagos, suscripciones y renovaciones;
• preparar facturas;
• entregar productos;
• responder preguntas y solicitudes de soporte;
• comunicarse con los clientes sobre sus servicios;
• corregir errores y mantener el funcionamiento del sitio;
• prevenir abusos, fraudes o accesos no autorizados;
• producir estadísticas internas;
• comprender la utilización general del sitio cuando se hayan aceptado las cookies analíticas;
• cumplir las obligaciones fiscales, contables y legales aplicables.

Tap-Links no utiliza la información personal para vender listas de contactos, crear perfiles publicitarios para terceros ni permitir que los anunciantes se comuniquen con sus clientes.

6. Información publicada en un perfil Tap-Links

La función principal de un perfil Tap-Links es permitir que el cliente comparta la información profesional o comercial que haya seleccionado.

La información publicada puede ser consultada por cualquier persona que:

• visite el enlace personalizado;
• escanee el código QR;
• acerque un dispositivo compatible al producto NFC;
• reciba el enlace por correo electrónico, mensajería, red social o cualquier otro medio.

El cliente debe considerar pública la información que elija mostrar en su perfil.

Una persona que consulta el perfil puede guardar, copiar, fotografiar o transmitir la información que se muestra.

Algunas páginas también pueden ser indexadas o conservadas temporalmente por motores de búsqueda, redes sociales, navegadores u otros servicios externos.

Tap-Links puede modificar, desactivar o retirar un perfil a solicitud del cliente. Sin embargo, Tap-Links no puede controlar las copias, capturas de pantalla, contactos guardados o contenidos ya conservados por terceros.

En los productos NFC estándar de Tap-Links, el chip contiene principalmente un enlace al perfil digital. La mayor parte de la información permanece alojada en el sitio web y puede modificarse sin sustituir ni reprogramar el producto.

7. Consentimiento y control del cliente

Cuando una persona proporciona información para crear un perfil, realizar un pedido u obtener un servicio, autoriza a Tap-Links a utilizar esa información para los fines descritos en esta política.

La publicación de la información en un perfil se realiza según las instrucciones del cliente.

El cliente puede solicitar, entre otras cosas:

• la corrección de información;
• el retiro de información publicada;
• la modificación de su perfil;
• la desactivación temporal del perfil;
• el retiro definitivo del perfil;
• la retirada de su consentimiento para determinados usos.

Retirar información necesaria para prestar el servicio puede impedir que Tap-Links continúe proporcionando una parte o la totalidad del servicio solicitado.

8. Cookies y Google Analytics

8.1 Cookie funcional de consentimiento

Tap-Links utiliza una cookie funcional denominada:

taplinks_cookie_consent

Esta cookie sirve únicamente para recordar la elección del visitante respecto a Google Analytics.

Puede indicar que las cookies analíticas han sido aceptadas o rechazadas.

Esta cookie:

• es necesaria para evitar que se solicite la misma elección en cada página;
• no se utiliza para medir la navegación;
• no se utiliza con fines publicitarios;
• se conserva durante 180 días.

8.2 Google Analytics

Tap-Links utiliza Google Analytics para obtener estadísticas generales sobre la utilización del sitio, entre ellas:

• las páginas consultadas;
• la fuente de las visitas;
• la duración y secuencia de la navegación;
• el tipo de navegador y dispositivo;
• el sistema operativo;
• la ubicación geográfica aproximada;
• determinadas interacciones realizadas en el sitio.

Google Analytics utiliza cookies y tecnologías similares.

Estas herramientas analíticas son opcionales. Permanecen completamente desactivadas hasta que el visitante las acepte.

Antes de la aceptación:

• el script de Google Analytics no se carga;
• Tap-Links no crea ninguna cookie analítica de Google;
• el mecanismo de consentimiento de Tap-Links no envía ninguna solicitud analítica a Google.

El visitante puede rechazar Google Analytics sin perder el acceso a las funciones esenciales del sitio, los perfiles, los formularios, los códigos QR o los productos NFC.

8.3 Modificación o retirada del consentimiento

El visitante puede modificar su elección mediante el enlace «Gestionar cookies» disponible en el pie de página del sitio y en esta sección.

Cuando se retira un consentimiento concedido anteriormente:

• Tap-Links deja de cargar Google Analytics en las visitas posteriores;
• la preferencia se sustituye por un rechazo;
• Tap-Links intenta eliminar las cookies analíticas accesibles desde su propio dominio;
• la página puede recargarse para detener la instancia de Google Analytics que ya se haya cargado.

Tap-Links no puede eliminar cookies pertenecientes a un dominio externo ni retirar inmediatamente la información que Google ya haya procesado.

8.4 Servicios publicitarios

En la fecha de la última actualización de esta política, el mecanismo de consentimiento de Tap-Links activa únicamente Google Analytics cuando el visitante lo acepta.

Google Tag Manager, Google Ads, el remarketing y las funciones de personalización publicitaria no están activos.

Si Tap-Links introduce posteriormente cookies publicitarias u otras tecnologías no esenciales, se actualizarán esta política y el mecanismo de consentimiento.

9. Comunicación de información personal

9.1 Ausencia de venta o alquiler

Tap-Links no vende, alquila ni comercializa información personal.

Tap-Links no entrega sus listas de clientes a anunciantes ni autoriza a sus proveedores a utilizarlas para sus propias campañas publicitarias.

9.2 Proveedores de servicios

Tap-Links recurre a determinados proveedores para operar su servicio.

Proveedores vinculados, entre otros aspectos, pueden tratar información limitada para:

• el alojamiento del sitio y las bases de datos;
• el procesamiento de pagos;
• el envío de correos electrónicos transaccionales;
• el análisis del tráfico, con consentimiento;
• la producción o impresión;
• el transporte y la entrega;
• el soporte técnico, la seguridad o las copias de seguridad.

Entre los proveedores utilizados actualmente pueden figurar:

• el proveedor de alojamiento y los proveedores de infraestructura de Tap-Links;
• Google, para Google Analytics;
• Stripe, para el procesamiento de pagos;
• Postmark, para el envío de determinados correos electrónicos;
• los servicios postales o transportistas utilizados para las entregas.

Tap-Links limita la información transmitida a lo razonablemente necesario para prestar el servicio correspondiente.

Por ejemplo:

• Stripe recibe la información necesaria para procesar y proteger un pago;
• Postmark recibe la dirección y el contenido necesarios para entregar un correo electrónico;
• un transportista recibe el nombre y la dirección necesarios para entregar un producto;
• el proveedor de alojamiento conserva los datos necesarios para el funcionamiento de los perfiles y del sitio;
• Google Analytics recibe información analítica únicamente después del consentimiento del visitante.

Algunos proveedores también pueden tratar información conforme a sus propias obligaciones legales, incluidas las relacionadas con la seguridad, la prevención del fraude, la fiscalidad o el cumplimiento normativo.

9.3 Titulares de perfiles y empresas clientes

Cuando una persona envía un mensaje desde el formulario de un perfil, la información se transmite al titular o a la empresa responsable de ese perfil.

Una empresa que administra los perfiles de su equipo también puede acceder a la información profesional de sus propios empleados o representantes.

9.4 Exigencias legales

Tap-Links puede comunicar información cuando lo exija una ley, una orden judicial o una autoridad competente.

También puede comunicarse información cuando sea razonablemente necesario para prevenir un fraude, proteger la seguridad del servicio o defender los derechos de Tap-Links o de una persona interesada.

10. Tratamiento fuera de Québec

Parte de la información puede conservarse o tratarse fuera de Québec.

Los proveedores utilizados por Tap-Links pueden operar infraestructuras situadas, entre otros lugares:

• en Canadá;
• en Estados Unidos;
• en otros territorios donde operen sus proveedores o subcontratistas.

La infraestructura de alojamiento utilizada actualmente por Tap-Links está situada en Estados Unidos.

Google, Stripe, Postmark y sus proveedores también pueden tratar determinada información en Estados Unidos, Canadá u otros territorios.

Cuando se trata información fuera de Québec, puede estar sujeta a las leyes de la jurisdicción correspondiente y ser accesible a las autoridades conforme a esas leyes.

Tap-Links considera la naturaleza de la información, su utilización y las medidas ofrecidas por los proveedores al seleccionar los servicios necesarios para sus actividades.

11. Conservación y eliminación

Tap-Links conserva la información personal durante el periodo razonablemente necesario para:

• prestar y administrar sus servicios;
• mantener un perfil activo;
• responder solicitudes de modificación o soporte;
• administrar pagos, facturas y renovaciones;
• producir o reimprimir productos;
• resolver una queja o controversia;
• proteger la seguridad del sitio;
• cumplir sus obligaciones fiscales, contables y legales.

Tap-Links aplica actualmente criterios de conservación basados en la necesidad y está formalizando progresivamente un calendario interno de conservación por categoría de información.

En la práctica:

• la información de un perfil se conserva mientras el servicio permanezca activo y durante un periodo limitado después de su desactivación cuando siga siendo necesaria para el soporte o la administración del servicio;
• la información de facturación y transacciones se conserva durante los periodos exigidos por las obligaciones fiscales, contables y legales;
• los mensajes y solicitudes se conservan durante el tiempo necesario para responder y darles seguimiento;
• los registros técnicos internos se conservan durante el tiempo necesario para producir estadísticas, diagnosticar errores, prevenir abusos y proteger el servicio;
• los archivos de producción pueden conservarse mientras sigan siendo útiles para una corrección, reimpresión o solicitud de soporte;
• las copias de seguridad se eliminan progresivamente según los ciclos normales de rotación.

Cuando la información deja de ser necesaria y ninguna obligación legal justifica conservarla, Tap-Links la elimina o anonimiza cuando sea apropiado y técnicamente posible.

Eliminar información de los sistemas activos no significa necesariamente que desaparezca inmediatamente de todas las copias de seguridad. Estas copias se sustituyen o eliminan según sus ciclos de rotación.

12. Medidas de seguridad

Tap-Links aplica medidas administrativas y técnicas razonables, adaptadas a la naturaleza de sus actividades y a la información que conserva.

Estas medidas pueden incluir:

• el uso de conexiones seguras;
• controles y restricciones de acceso;
• la protección de las cuentas administrativas;
• actualizaciones y operaciones de mantenimiento;
• registros técnicos;
• copias de seguridad;
• medidas destinadas a detectar errores, accesos no autorizados o actividades anormales;
• la limitación del acceso a las personas que lo necesiten para desempeñar sus funciones.

Ningún sistema informático o servicio accesible por Internet puede garantizar una seguridad absoluta.

Si Tap-Links detecta un incidente de privacidad, analiza la situación y toma las medidas requeridas según la naturaleza de la información y el riesgo de perjuicio.

13. Pérdida de una tarjeta o producto NFC

Si se pierde o roba una tarjeta, un llavero u otro producto NFC, el cliente puede solicitar a Tap-Links que modifique, desactive o retire el perfil asociado.

La pérdida de un producto NFC estándar no da acceso a los sistemas administrativos ni a la base de datos de Tap-Links.

El producto dirige normalmente al mismo perfil público que el enlace personalizado o el código QR.

14. Derechos de las personas interesadas

Sin perjuicio de las condiciones y excepciones previstas por las leyes aplicables, una persona puede solicitar:

• conocer la información personal que Tap-Links posee sobre ella;
• acceder a esa información;
• corregir información inexacta, incompleta o ambigua;
• retirar su consentimiento cuando corresponda;
• solicitar la eliminación de información que ya no sea necesaria, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación;
• solicitar el cese de la difusión o la desindexación de información cuando se cumplan las condiciones previstas por la ley;
• recibir determinada información personal informatizada en un formato tecnológico estructurado y de uso común cuando sea aplicable el derecho a la portabilidad;
• presentar una pregunta o queja sobre la protección de su información personal.

Tap-Links puede solicitar información razonable para verificar la identidad de la persona antes de responder a una solicitud.

Las solicitudes formales deben enviarse por escrito al Responsable de la protección de la información personal.

Tap-Links responde a una solicitud de acceso o corrección dentro de los 30 días siguientes a su recepción, sin perjuicio de las condiciones previstas por la ley.

Cuando una solicitud no pueda aceptarse total o parcialmente, Tap-Links informa a la persona de los motivos aplicables y de los recursos disponibles.

Una persona que no esté satisfecha con la respuesta puede comunicarse con la Commission d’accès à l’information du Québec.

15. Información relativa a menores

Los servicios Tap-Links están destinados principalmente a usos profesionales, comerciales y organizacionales.

Cuando un perfil contiene información sobre un menor, la solicitud debe ser realizada o autorizada por su padre, madre, tutor u otra persona legalmente autorizada.

Tap-Links no busca intencionalmente recopilar información personal sobre un menor sin la autorización correspondiente.

16. Enlaces y servicios externos

Los perfiles Tap-Links pueden contener enlaces a:

• sitios web;
• redes sociales;
• plataformas de reservas;
• sistemas de pago;
• menús;
• mapas;
• otros servicios externos.

Tap-Links no controla las prácticas de privacidad de estos servicios externos.

La persona que acceda a estos servicios debe consultar sus propias políticas y configuraciones de privacidad.

17. Modificaciones de la política

Tap-Links puede modificar esta política para reflejar:

• una modificación de sus servicios;
• la incorporación o retirada de un proveedor;
• una nueva tecnología;
• una modificación del mecanismo de consentimiento;
• una evolución de las prácticas internas;
• una exigencia legal o reglamentaria.

La fecha de la última actualización se indica al comienzo de la política.

Cuando una modificación cambia de forma importante la manera en que Tap-Links recopila, utiliza o comunica información personal, se publica un aviso apropiado en el sitio o se transmite por otro medio razonable.

18. Preguntas, solicitudes y quejas

Para solicitar el acceso, la corrección o la eliminación de información, solicitar la modificación o desactivación de un perfil, retirar el consentimiento o presentar una queja, comuníquese con:

Tap-Links trata las solicitudes de forma confidencial y de conformidad con las leyes aplicables en Québec y Canadá.