Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Portée de la présente politique

La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis au moyen :

• du site Web tap-links.ca;
• des profils numériques Tap-Links;
• des formulaires de contact, d’inscription ou de commande;
• des achats, abonnements et renouvellements;
• des liens personnalisés, codes QR et produits NFC;
• des communications par courriel, téléphone ou messagerie;
• des demandes de soutien ou de modification;
• des services de production, de personnalisation et de livraison.

Elle s’applique aux clients de Tap-Links, aux titulaires de profils, aux visiteurs du site ainsi qu’aux personnes qui transmettent des renseignements au moyen d’un formulaire.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Tap-Links est responsable des renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise, communique et conserve.

Les questions, demandes ou plaintes concernant la protection des renseignements personnels peuvent être adressées à :

3. Renseignements personnels recueillis

Les renseignements recueillis varient selon les services utilisés et les renseignements que la personne choisit de fournir.

3.1 Renseignements destinés à un profil numérique

Pour créer et maintenir un profil Tap-Links, le client peut fournir notamment :

• son prénom et son nom;
• une photographie;
• son titre professionnel ou sa profession;
• le nom et le logo de son entreprise;
• ses numéros de téléphone;
• son adresse courriel;
• son adresse professionnelle ou son territoire de service;
• son site Web;
• ses liens vers les réseaux sociaux;
• une description professionnelle ou commerciale;
• ses produits, services, projets, réalisations ou éléments de portfolio;
• des fichiers, images, vidéos ou documents;
• tout autre renseignement que le client souhaite afficher dans son profil.

Le client choisit les renseignements qu’il souhaite rendre publics dans son profil.

Tap-Links ne demande pas au client de publier des renseignements qui ne sont pas nécessaires à l’objectif professionnel, commercial ou organisationnel de son profil.

3.2 Renseignements administratifs et commerciaux

Pour administrer les services, les commandes et les paiements, Tap-Links peut recueillir :

• le nom du client ou de son entreprise;
• ses coordonnées;
• son adresse de facturation ou de livraison;
• les produits ou services commandés;
• l’historique des commandes, paiements, abonnements et renouvellements;
• le statut des factures et des transactions;
• les fichiers, logos et conceptions transmis pour la production;
• les communications liées au service, à la livraison ou au soutien.

Lorsque le paiement est traité par Stripe, Tap-Links ne reçoit ni ne conserve le numéro complet de la carte de paiement ni son code de sécurité.

Tap-Links reçoit uniquement les renseignements nécessaires pour confirmer, administrer ou rapprocher la transaction.

3.3 Renseignements techniques et registres internes

Lorsqu’une personne visite tap-links.ca ou consulte un profil Tap-Links, certains renseignements techniques peuvent être enregistrés automatiquement.

Selon la page ou l’interaction, ces renseignements peuvent comprendre :

• la date et l’heure de la visite;
• la page ou le profil consulté;
• le lien, le bouton ou la fonction utilisé;
• l’adresse IP;
• le type de navigateur;
• le type d’appareil;
• le système d’exploitation;
• la page ou la source de provenance;
• certains paramètres de campagne, notamment les paramètres UTM;
• les renseignements techniques nécessaires pour détecter une erreur, un abus ou une activité anormale.

Tap-Links utilise ses propres registres internes pour assurer le fonctionnement du service, mesurer l’utilisation générale des profils, produire des statistiques internes, diagnostiquer des erreurs, prévenir les abus et protéger le site.

Tap-Links ne vend pas ces registres et ne les utilise pas pour permettre à des tiers d’envoyer de la publicité aux visiteurs.

3.4 Formulaires et communications

Lorsqu’une personne remplit un formulaire, envoie un courriel, téléphone ou communique avec Tap-Links par messagerie, Tap-Links recueille les renseignements qu’elle choisit de fournir.

Certains profils numériques peuvent comprendre un formulaire permettant de communiquer avec le titulaire du profil.

Dans ce cas, les renseignements saisis sont transmis au titulaire du profil ou à l’entreprise responsable de ce profil afin qu’il puisse répondre au message.

Il est recommandé de ne pas transmettre de renseignements médicaux, financiers, intimes ou particulièrement confidentiels au moyen d’un formulaire général, sauf lorsque cela est strictement nécessaire.

3.5 Renseignements transmis par une entreprise ou un responsable d’équipe

Une entreprise, une organisation ou un responsable d’équipe peut transmettre à Tap-Links des renseignements professionnels concernant ses employés, représentants ou collaborateurs afin de créer ou de gérer leurs profils.

La personne ou l’organisation qui transmet ces renseignements confirme qu’elle est autorisée à le faire et qu’elle a informé les personnes concernées de la création et de la publication de leurs profils.

4. Moyens de collecte

Tap-Links peut recueillir des renseignements personnels :

• directement auprès de la personne concernée;
• au moyen de formulaires Web;
• au cours d’une commande, d’un paiement ou d’un abonnement;
• par courriel, téléphone ou messagerie;
• au moyen de fichiers ou de conceptions transmis pour la production;
• automatiquement au moyen des registres techniques du serveur;
• au moyen de témoins analytiques, lorsque le visiteur y consent;
• auprès d’une entreprise ou d’un responsable autorisé qui demande la création de profils pour une équipe.

Tap-Links limite la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires aux fins indiquées dans la présente politique.

5. Utilisation des renseignements personnels

Tap-Links utilise les renseignements personnels pour :

• créer, publier et mettre à jour les profils numériques;
• produire les fichiers de contact numériques;
• générer des liens personnalisés et des codes QR;
• programmer des cartes, porte-clés et autres produits NFC;
• personnaliser, imprimer ou graver des produits;
• traiter les commandes, paiements, abonnements et renouvellements;
• préparer les factures;
• livrer les produits;
• répondre aux questions et aux demandes de soutien;
• communiquer avec les clients au sujet de leurs services;
• corriger les erreurs et maintenir le fonctionnement du site;
• prévenir les abus, la fraude ou les accès non autorisés;
• produire des statistiques internes;
• comprendre l’utilisation générale du site lorsque les témoins analytiques ont été acceptés;
• respecter les obligations fiscales, comptables et légales applicables.

Tap-Links n’utilise pas les renseignements personnels pour vendre des listes de contacts, créer des profils publicitaires pour des tiers ou permettre à des annonceurs de communiquer avec ses clients.

6. Renseignements publiés dans un profil Tap-Links

La fonction principale d’un profil Tap-Links est de permettre au client de partager les renseignements professionnels ou commerciaux qu’il a sélectionnés.

Les renseignements publiés peuvent être consultés par toute personne qui :

• visite le lien personnalisé;
• scanne le code QR;
• approche un appareil compatible du produit NFC;
• reçoit le lien par courriel, messagerie, réseau social ou tout autre moyen.

Le client doit considérer comme publics les renseignements qu’il choisit d’afficher dans son profil.

Une personne qui consulte le profil peut enregistrer, copier, photographier ou transmettre les renseignements qui y sont affichés.

Certaines pages peuvent également être indexées ou temporairement conservées par des moteurs de recherche, des réseaux sociaux, des navigateurs ou d’autres services externes.

Tap-Links peut modifier, désactiver ou retirer un profil à la demande du client. Toutefois, Tap-Links ne peut pas contrôler les copies, captures d’écran, contacts enregistrés ou contenus déjà conservés par des tiers.

Dans les produits NFC standards de Tap-Links, la puce contient principalement un lien menant au profil numérique. La majorité des renseignements demeure hébergée sur le site Web et peut être modifiée sans devoir remplacer ou reprogrammer le produit.

7. Consentement et contrôle du client

Lorsqu’une personne fournit des renseignements pour créer un profil, passer une commande ou obtenir un service, elle autorise Tap-Links à utiliser ces renseignements pour les fins décrites dans la présente politique.

La publication des renseignements dans un profil est effectuée selon les instructions du client.

Le client peut demander notamment :

• la correction d’un renseignement;
• le retrait d’un renseignement publié;
• la modification de son profil;
• la désactivation temporaire du profil;
• le retrait définitif du profil;
• le retrait de son consentement à certaines utilisations.

Le retrait d’un renseignement nécessaire à la prestation du service peut empêcher Tap-Links de continuer à fournir une partie ou la totalité du service demandé.

8. Témoins et Google Analytics

8.1 Témoin fonctionnel de consentement

Tap-Links utilise un témoin fonctionnel nommé :

taplinks_cookie_consent

Ce témoin sert uniquement à mémoriser le choix du visiteur concernant Google Analytics.

Il peut indiquer que les témoins analytiques ont été acceptés ou refusés.

Ce témoin :

• est nécessaire pour éviter de redemander le même choix à chaque page;
• n’est pas utilisé pour mesurer la navigation;
• n’est pas utilisé à des fins publicitaires;
• est conservé pendant une période de 180 jours.

8.2 Google Analytics

Tap-Links utilise Google Analytics pour obtenir des statistiques générales sur l’utilisation du site, notamment :

• les pages consultées;
• la source des visites;
• la durée et la séquence de la navigation;
• le type de navigateur et d’appareil;
• le système d’exploitation;
• la localisation géographique approximative;
• certaines interactions réalisées dans le site.

Google Analytics utilise des témoins et des technologies similaires.

Ces outils analytiques sont facultatifs. Ils demeurent entièrement désactivés tant que le visiteur ne les a pas acceptés.

Avant l’acceptation :

• le script Google Analytics n’est pas chargé;
• aucun témoin analytique de Google n’est créé par Tap-Links;
• aucune requête analytique n’est envoyée à Google par le mécanisme de consentement de Tap-Links.

Le visiteur peut refuser Google Analytics sans perdre l’accès aux fonctions essentielles du site, aux profils, aux formulaires, aux codes QR ou aux produits NFC.

8.3 Modification ou retrait du consentement

Le visiteur peut modifier son choix au moyen du lien « Gérer les témoins » accessible dans le pied de page du site et dans la présente section.

Lorsqu’un consentement précédemment accordé est retiré :

• Tap-Links cesse de charger Google Analytics lors des visites suivantes;
• la préférence est remplacée par un refus;
• Tap-Links tente de supprimer les témoins analytiques accessibles depuis son propre domaine;
• la page peut être rechargée afin d’arrêter l’instance de Google Analytics déjà chargée.

Tap-Links ne peut pas supprimer les témoins appartenant à un domaine externe ni retirer immédiatement les renseignements qui auraient déjà été traités par Google.

8.4 Services publicitaires

À la date de la dernière mise à jour de la présente politique, le mécanisme de consentement de Tap-Links active uniquement Google Analytics lorsque le visiteur l’accepte.

Google Tag Manager, Google Ads, le remarketing et les fonctions de personnalisation publicitaire ne sont pas actifs.

Si Tap-Links introduit ultérieurement des témoins publicitaires ou d’autres technologies non essentielles, la présente politique et le mécanisme de consentement seront mis à jour.

9. Communication des renseignements personnels

9.1 Absence de vente ou de location

Tap-Links ne vend, ne loue et ne commercialise pas les renseignements personnels.

Tap-Links ne remet pas ses listes de clients à des annonceurs et n’autorise pas ses fournisseurs à les utiliser pour leurs propres campagnes publicitaires.

9.2 Fournisseurs de services

Tap-Links fait appel à certains fournisseurs afin d’exploiter son service.

Des renseignements limités peuvent être traités par des fournisseurs liés notamment :

• à l’hébergement du site et des bases de données;
• au traitement des paiements;
• à l’envoi de courriels transactionnels;
• à l’analyse du trafic, avec consentement;
• à la production ou à l’impression;
• au transport et à la livraison;
• au soutien technique, à la sécurité ou aux copies de sauvegarde.

Parmi les fournisseurs actuellement utilisés peuvent notamment figurer :

• l’hébergeur et les fournisseurs d’infrastructure de Tap-Links;
• Google, pour Google Analytics;
• Stripe, pour le traitement des paiements;
• Postmark, pour l’envoi de certains courriels;
• les services postaux ou transporteurs utilisés pour les livraisons.

Tap-Links limite les renseignements transmis à ce qui est raisonnablement nécessaire pour effectuer le service concerné.

Par exemple :

• Stripe reçoit les renseignements nécessaires au traitement et à la sécurité d’un paiement;
• Postmark reçoit l’adresse et le contenu nécessaires pour livrer un courriel;
• un transporteur reçoit le nom et l’adresse nécessaires pour livrer un produit;
• l’hébergeur conserve les données nécessaires au fonctionnement des profils et du site;
• Google Analytics reçoit des renseignements analytiques uniquement après le consentement du visiteur.

Certains fournisseurs peuvent également traiter des renseignements conformément à leurs propres obligations légales, notamment en matière de sécurité, de prévention de la fraude, de fiscalité ou de conformité réglementaire.

9.3 Titulaires de profils et entreprises clientes

Lorsqu’une personne envoie un message à partir du formulaire d’un profil, les renseignements sont transmis au titulaire ou à l’entreprise responsable de ce profil.

Une entreprise qui administre les profils de son équipe peut également avoir accès aux renseignements professionnels de ses propres employés ou représentants.

9.4 Exigences légales

Tap-Links peut communiquer un renseignement lorsqu’une loi, une ordonnance judiciaire ou une autorité compétente l’exige.

Un renseignement peut également être communiqué lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour prévenir une fraude, protéger la sécurité du service ou défendre les droits de Tap-Links ou d’une personne concernée.

10. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains renseignements peuvent être conservés ou traités à l’extérieur du Québec.

Les fournisseurs utilisés par Tap-Links peuvent exploiter des infrastructures situées notamment :

• au Canada;
• aux États-Unis;
• dans d’autres territoires où leurs fournisseurs ou sous-traitants exercent leurs activités.

L’infrastructure d’hébergement actuellement utilisée par Tap-Links est située aux États-Unis.

Google, Stripe, Postmark et leurs fournisseurs peuvent également traiter certains renseignements aux États-Unis, au Canada ou dans d’autres territoires.

Lorsqu’un renseignement est traité à l’extérieur du Québec, il peut être assujetti aux lois de la juridiction concernée et être accessible aux autorités conformément à ces lois.

Tap-Links tient compte de la nature des renseignements, de leur utilisation et des mesures offertes par les fournisseurs lorsqu’elle choisit les services nécessaires à ses activités.

11. Conservation et destruction

Tap-Links conserve les renseignements personnels pendant la période raisonnablement nécessaire pour :

• fournir et administrer ses services;
• maintenir un profil actif;
• répondre aux demandes de modification ou de soutien;
• administrer les paiements, factures et renouvellements;
• produire ou réimprimer les produits;
• résoudre une plainte ou un différend;
• protéger la sécurité du site;
• respecter ses obligations fiscales, comptables et légales.

Tap-Links applique actuellement des critères de conservation fondés sur la nécessité et formalise progressivement un calendrier interne de conservation par catégorie de renseignements.

En pratique :

• les renseignements d’un profil sont conservés pendant que le service demeure actif et pendant une période limitée après sa désactivation lorsqu’ils sont encore nécessaires au soutien ou à l’administration du service;
• les renseignements de facturation et de transaction sont conservés pendant les périodes exigées par les obligations fiscales, comptables et légales;
• les messages et demandes sont conservés pendant le temps nécessaire pour y répondre et en assurer le suivi;
• les registres techniques internes sont conservés pendant le temps nécessaire pour produire des statistiques, diagnostiquer les erreurs, prévenir les abus et protéger le service;
• les fichiers de production peuvent être conservés lorsqu’ils demeurent utiles pour une correction, une réimpression ou une demande de soutien;
• les copies de sauvegarde sont supprimées progressivement selon les cycles normaux de rotation.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires et qu’aucune obligation légale ne justifie leur conservation, Tap-Links les détruit ou les rend anonymes lorsque cela est approprié et techniquement réalisable.

La suppression d’un renseignement des systèmes actifs ne signifie pas nécessairement qu’il disparaît immédiatement de toutes les copies de sauvegarde. Ces copies sont remplacées ou supprimées selon leurs cycles de rotation.

12. Mesures de sécurité

Tap-Links applique des mesures administratives et techniques raisonnables, adaptées à la nature de ses activités et aux renseignements qu’elle conserve.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• l’utilisation de connexions sécurisées;
• des contrôles et restrictions d’accès;
• la protection des comptes administratifs;
• des mises à jour et opérations de maintenance;
• des registres techniques;
• des copies de sauvegarde;
• des mesures visant à détecter des erreurs, accès non autorisés ou activités anormales;
• une limitation de l’accès aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions.

Aucun système informatique ou service accessible par Internet ne peut garantir une sécurité absolue.

Si Tap-Links constate un incident de confidentialité, elle analyse la situation et prend les mesures requises en fonction de la nature des renseignements et du risque de préjudice.

13. Perte d’une carte ou d’un produit NFC

Si une carte, un porte-clés ou un autre produit NFC est perdu ou volé, le client peut demander à Tap-Links de modifier, désactiver ou retirer le profil qui lui est associé.

La perte d’un produit NFC standard ne donne pas accès aux systèmes administratifs ni à la base de données de Tap-Links.

Le produit dirige normalement vers le même profil public que le lien personnalisé ou le code QR.

14. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par les lois applicables, une personne peut demander :

• de connaître les renseignements personnels que Tap-Links détient à son sujet;
• d’obtenir accès à ces renseignements;
• de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• de retirer son consentement lorsque cela est applicable;
• de demander la suppression d’un renseignement qui n’est plus nécessaire, sous réserve des obligations légales de conservation;
• de demander la cessation de la diffusion ou la désindexation d’un renseignement lorsque les conditions prévues par la loi sont respectées;
• de recevoir certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit à la portabilité s’applique;
• de présenter une question ou une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels.

Tap-Links peut demander des renseignements raisonnables afin de vérifier l’identité de la personne avant de répondre à une demande.

Une demande formelle doit être transmise par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels.

Tap-Links répond à une demande d’accès ou de rectification dans les 30 jours suivant sa réception, sous réserve des conditions prévues par la loi.

Lorsqu’une demande ne peut pas être acceptée en totalité ou en partie, Tap-Links informe la personne des motifs applicables et des recours disponibles.

Une personne insatisfaite de la réponse peut communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

15. Renseignements concernant des mineurs

Les services Tap-Links sont principalement destinés à des usages professionnels, commerciaux et organisationnels.

Lorsqu’un profil contient des renseignements concernant un mineur, la demande doit être effectuée ou autorisée par son parent, son tuteur ou une autre personne légalement autorisée.

Tap-Links ne cherche pas intentionnellement à recueillir des renseignements personnels concernant un mineur sans l’autorisation appropriée.

16. Liens et services externes

Les profils Tap-Links peuvent contenir des liens vers :

• des sites Web;
• des réseaux sociaux;
• des plateformes de réservation;
• des systèmes de paiement;
• des menus;
• des cartes géographiques;
• d’autres services externes.

Tap-Links ne contrôle pas les pratiques de confidentialité de ces services externes.

La personne qui accède à ces services doit consulter leurs propres politiques et paramètres de confidentialité.

17. Modifications de la politique

Tap-Links peut modifier la présente politique afin de refléter :

• une modification de ses services;
• l’ajout ou le retrait d’un fournisseur;
• une nouvelle technologie;
• une modification du mécanisme de consentement;
• une évolution des pratiques internes;
• une exigence légale ou réglementaire.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.

Lorsqu’une modification change de manière importante la façon dont Tap-Links recueille, utilise ou communique des renseignements personnels, un avis approprié est publié dans le site ou transmis par un autre moyen raisonnable.

18. Questions, demandes et plaintes

Pour demander l’accès, la rectification ou la suppression d’un renseignement, demander la modification ou la désactivation d’un profil, retirer un consentement ou présenter une plainte, veuillez communiquer avec :

Tap-Links traite les demandes de manière confidentielle et conformément aux lois applicables au Québec et au Canada.